ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА «УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ процесса документооборота в работе секретаря
ОГБУЗ «Центр общественного здоровья и медицинской профилактики города Старого Оскола»»

     На основании неудовлетворенности сотрудников процессом документооборота в ОГБУЗ «ЦОЗиМП  города Старого Оскола», в августе 2025 года  был инициирован внутренний бережливый проект – «Усовершенствование процесса документооборота в работе секретаря ОГБУЗ «Центр общественного здоровья и медицинской профилактики города Старого Оскола».

  Ежедневно за подписанием документов главным врачом к секретарю обращаются 7-12 сотрудников и поступает порядка 15-20 документов. Из них 7-9 документов поступает с ошибками. В результате этого возникла неудовлетворенность сотрудников Центра процессом документооборота и появились жалобы о подаче и оформлении документов со стороны секретаря.

Путем анкетирования сотрудников и секретаря были выявлены следующие проблемы:

Хаотичное, несогласованное предоставление информации

Очередь из сотрудников к секретарю

Отсутствие секретаря на рабочем месте

Несвоевременность подачи документа

Возврат по потоку 

Отвлечение секретаря

Потеря времени при передаче документов главному врачу

Отсутствие приложений к документам в электронном виде

Нехватка резервных возможностей

Долгий поиск информации в журнале.

     Данные проблемы были озвучены на рабочем совещании с Главным врачом. По итогам работы были обозначены приоритетные проблемы в процессе документооборота в Центре и принято решение о создании внутреннего бережливого проекта.

     Проведя хронометраж всех этапов процесса, Команда проекта поставила цель: сокращение времени протекания процесса исходящего документооборота, с исходных параметров 198 минут - 453 минуты до целевого диапазона 80 минут -193 минуты; а также снизить количество ошибок при подаче документов секретарю с исходного значения 7-9 до 0-1 в день.

   В результате реализации мероприятий проекта с применением инструментов бережливого производства:(организация рабочего места по технологии 5С; стандартизация работы медицинского персонала; выравнивание загрузки среднего медперсонала; внедрение электронного документооборота; непрерывного совершенствования деятельности с вовлечением персонала в постоянную работу по сокращению потерь) все выявленные проблемы решены.

Проблемы - хаотичного, несогласованного предоставления информации, несвоевременности подачи документа и очередь из сотрудников к секретарю - мы решили путем разработки графика подачи документов сотрудниками структурных подразделений и использованием отдельной маркировки при подаче срочных документов.

Создав ячейки для готовой документации по структурным подразделениям, мы решили проблему отсутствия секретаря на рабочем месте и необходимости его ожидания.

Чтобы ликвидировать ошибки при оформлении документов и их возвратов на доработку, мы разработали рабочую инструкцию для сотрудников по правильности оформления документов.

Отвлечение секретаря на поиск канцелярских принадлежностей, которые часто забирали сотрудники, мы решили подписав (промаркировав) все канцелярские принадлежности секретаря. Однако, в идеале, эту проблему решить невозможно, так как мы не можем регулировать входящие звонки и не можем повлиять на нестабильную работу интернета.

Чтобы избежать потерю времени при передаче документов главному врачу, мы создали для главного врача график подписания документов и внедрили цветную маркировку отделов на каждом письме (цветные стикеры).

Систематическая проблема отсутствия приложений к документам в электронном виде нами решена путем разработки алгоритма подачи документа секретарю в электронном виде и его размещения в электронной папке «Секретарь. Документы на подпись» в общекорпоративном доступе.

Замена компьютера на современный моноблок позволила нам решить проблему нехватки резервных возможностей.

А долгий поиск информации секретарем из-за большого количества письменной информации, нам удалось решить разработкой и внедрением использования метода цветной маркировки отделов на каждом письме (цветные стикеры) в журнале входящей корреспонденции.

Осуществив поставленные цели, Команда проекта смогла добиться и дополнительного экономического эффекта для организации: сокращение затрат на бумагу и краску для картриджа до 350рублей ежемесячно, что составляет 4200 рублей в год.

В результате реализации мероприятий проекта, удалось достичь 96% удовлетворенности сотрудников и 100% удовлетворенности секретарем процессом документооборота в ОГБУЗ «Центр общественного здоровья и медицинской профилактики города Старого Оскола».

                                                                                                                                                                                                                                   ОГБУЗ «Центр общественного здоровья

и медицинской профилактики города Старого Оскола»

Руководитель Проектного офиса,

психолог отдела коммуникационных

и общественных проектов

Безлепкина Ольга Александровна